Juli 2020 | Az. 418 HKO 117/18

Belegeinsichtrecht in eingescannte Belege

Original oder Scan? Probleme in der Abrechnungskontrolle

Die Frage, ob auf Verlangen des Mieters in die Einsicht von Belegen digitale / gescannte Kopien der Originalbelege ausreichend sind oder nicht, beschäftigte auch das Landgericht Hamburg (Az. 418 HKO 117/18).

Im vorliegenden Fall war der Kläger Mieter einer Gewerbeeinheit und verlangte Einsicht in Originalbelege einschließlich Versorgungsverträgen mit Dritten sowie Einzelverbrauchsdaten anderer Nutzer, da der Vermieter lediglich gescannte Belege überstellte und weitere Einsicht in geforderte Dokumente verwehrte.

Das LG Hamburg gab dem Mieter weitgehend statt. Er müsse auf Verlangen Einsicht erhalten, dies umfasse auch sämtliche Rechnungen (inkl. Lieferscheine), Stundenzettel, sämtliche Unterlagen zur Ermittlung der Umlageschlüssel und die Ableseprotokolle für die Mieter (zur Prüfung der korrekten Umlageanteile). Soweit vorhanden, seien Originale vorzulegen. Originalen gleich seien Kopien nur in ausgewiesenen Sonderfällen. Dies ist z.B. der Fall, wenn keine Originale mehr zur Verfügung stehen und/oder die Dokumente nachweislich fälschungssicher kopiert worden seien. Möglich sei auch, dass die Originale ohnehin nur digital vorliegen (papierloses Büro sowie elektronische Übersendung von Rechnungen, wie sie das Finanzamt auch anerkennt).

Das Gericht entschied letztlich, dass Einsicht zu gewähren ist auf alle Originale oder den Originalen gleichgestellte, fälschungssichere Abrechnungsunterlagen und Verträge, die sich auf die umlagefähigen Kosten beziehen.