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September 2018
Die seit Mai in Kraft befindliche Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat Auswirkungen auch auf private Mietverhältnisse, werden doch von jedem Vermieter persönliche Daten seiner Mieter erhoben (Nebenkostenabrechnung, Lastschriftdaten, Schufa-Auskünfte usw.). Was gilt es im Umgang mit diesen sensiblen Daten zu beachten?
Bei der Wohnungsbewerbung dürfen vom Bewerber Grunddaten abgefragt werden (allgemeine Kontaktdaten sowie Wohnberechtigungsschein). Wird das Vermietungsinteresse konkreter, darf der Vermieter weitere persönlichere Daten abfragen (Bonität, Haustierhaltungswunsch, Personenzahl, Beruf usw.). Im Rahmen des Vertragsabschlusses kommen selbstverständlich Kontodaten oder Bürgschaftsverträge u.ä. hinzu. Wichtig ist: es dürfen immer nur jene Daten erhoben werden, die für das Mietverhältnis zwingend notwendig sind.
Wie in der DSGVO festgelegt, ist für eine sichere Speicherung (Schutz vor Datendiebstahl) sowie eine Dokumentation zum Umgang mit den Daten vorzuhalten. Auch der Zugriff Dritter (Ablesedienste u.ä.) muss dokumentiert sein. Zur Speicherung der Daten empfehlen sich für alle Beteiligten Server innerhalb der EU. Die Dokumentation ist unumgänglich, da der Vermieter eine Auskunftspflicht hierüber gegenüber seinen Mietern hat - Art. 15 der DSGVO legt diese Pflichten und die dazugehörigen Datensätze fest.
Eine wichtige Regelung der DSGVO ist die Löschpflicht - Daten dürfen nur so lange vorgehalten werden wie nötig und sind ohne unangemessene Verzögerung zu löschen (z.B. wenn kein Vertrag zu stande kommt oder nach der Erledigung aller offenen Fragen nach einem Auszug). Das Sammeln und Speichern von Daten ohne ausdrückliche Zustimmung ist verboten. Die Löschfristen regelt Art. 17 der DSGVO.
Private Vermieter haben selten mehr als 10 Beschäftigte und müssen daher keinen Datenschutzbeauftragten ernennen; sie können diese Funktion selbst ausüben. Sie sind dafür verantwortlich, ein "Verzeichnis der Datenverarbeitungstätigkeiten" zu führen, in dem aufgeführt ist, welche Geräte genutzt werden, welche Tätigkeiten mit Datenverarbeitung zu tun haben und wie die Sicherheit in diesen Bereichen gewährleistet wird. Aktuelle Schutzsoftware, abschließbare Schränke und Räume, kein offenes Herumliegenlassen von Dokumenten, Passwortschutz, fachgerechte Datenvernichtung, Verschlüsselungstechniken für Geräte und Datenverkehr sowie Sicherheitskopien gelten als Standard, um nur einige zu nennen. Es gilt ALLES zu unternehmen, damit Daten stets nur in jene Hände gelangen, die im o.g. Verzeichnis für die jeweiligen Tätigkeiten auch aufgeführt und berechtigt sind. Alles andere gilt als Datenleck.
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